Praca z zagranicznymi podwykonawcami – obowiązek uprzedniego uzyskania danych

W ramach walki z nielegalnym zatrudnieniem rząd flamandzki nakłada na (pośrednich) wykonawców obowiązek kontroli określonych dokumentów (due diligence). Jeśli wykonawca chce uniknąć ponoszenia odpowiedzialności łańcuchowej za nielegalne zatrudnienie, niebawem będzie musiał pozyskiwać dodatkowe dane od swojego bezpośredniego podwykonawcy. 

Wymagane informacje 

Informacje, o które musi wystąpić wykonawca, zależą od podstawy, na jakiej obywatele państw trzecich są zatrudnieni lub prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą we Flandrii. 

Jeśli zatrudnienie odbywa się na podstawie zwolnienia Vander Elst (oddelegowanie za pośrednictwem innego państwa członkowskiego UE) lub jeśli obywatel państwa trzeciego prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, która podlega zwolnieniu z obowiązku posiadania pozwolenia na pracę w Belgii, wówczas wymagane są następujące dokumenty: 

1. kopia ważnego paszportu (lub dokumentu podróży); 
2. dokument potwierdzający prawo pobytu lub zezwolenie na pobyt dłuższy niż trzy miesiące w państwie członkowskim EWG lub Szwajcarii; 
3. dowód meldunku Limosa (chyba że podlega zwolnieniu); 
4. zaświadczenie A1 wydane przez instytucję zagraniczną stwierdzające, że ustawodawstwo tego kraju dotyczące zabezpieczenia społecznego ma zastosowanie podczas zatrudnienia w Belgii (1). 

Jeśli podwykonawca zatrudnia obywateli państw trzecich, dla których wymagane jest pozwolenie na pracę w Belgii, lub jeśli obywatel państwa trzeciego wykonuje prace zlecone w ramach swojej działalności gospodarczej, która wymaga posiadania pozwolenia na pracę, należy uzyskać: 

1. kopię ważnego paszportu (lub dokumentu podróży); 
2. dokument potwierdzający legalny pobyt; 
3. dokument potwierdzający posiadanie ważnego belgijskiego pozwolenia na pracę; 
4. w stosownych przypadkach, kopia deklaracji Dimona wykonanych dla tych obywateli państw trzecich. 

Cyfrowa baza danych 

Wykonawca ma obowiązek sprawdzić, czy dane te znajdują się w aplikacji cyfrowej (która ma dopiero zostać stworzona przez belgijski rząd). Jeśli dane nie są dostępne lub ich ważność wygasła, wykonawca musi skontaktować się ze swoim podwykonawcą i poprosić o dostarczenie ważnych dokumentów. 

Nie wiadomo jeszcze, do jakich danych będzie można uzyskać dostęp za pośrednictwem aplikacji. Jeśli niektórych danych nie będzie można zweryfikować za pośrednictwem aplikacji, wykonawca będzie musiał zwrócić się o nie bezpośrednio do swojego podwykonawcy. 

Wykonawca musi przeprowadzić weryfikację przed rozpoczęciem prac. Dalsze monitorowanie nie jest już wymagane. Jeśli jednak wykonawca stwierdzi, że okres ważności dokumentu nie odpowiada co najmniej okresowi trwania projektu, musi zwrócić uwagę swojemu podwykonawcy, że dokument musi zostać terminowo przedłużony. Wykonawca nie ma obowiązku sprawdzania ważności (treści) dokumentów.  

Inspekcja pracy 

 Należy stale być w stanie przedłożyć dokumenty organom inspekcji pracy. Jeśli potrzebują Państwo pomocy w weryfikacji dokumentów, zapraszamy do kontaktu z nami. Nasi eksperci chętnie udzielą pomocy. 

Termin wdrożenia przepisów 

Wejście w życie tych regulacji zaplanowano na 1 stycznia 2025. Nadal trwają jednak rozmowy na temat opracowania aplikacji cyfrowej. Celem jest, aby przepisy dotyczące obowiązku zachowania staranności przez (pośredniego) wykonawcę weszły w życie dopiero, gdy aplikacja ta będzie operacyjna.   

(1) W przypadku, gdy dokument ten nie został wydany w momencie rozpoczęcia projektu, wystarczające jest, aby bezpośredni podwykonawca przedstawił potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie wyżej wymienionego dokumentu.